Gestione Appuntamenti
Gli appuntamenti in BladeCRM sono meeting programmati con contatti, prospect o clienti.
Panoramica
Gli appuntamenti differiscono dalle attività generiche:
- Hanno una data e ora specifica
- Coinvolgono partecipanti esterni
- Possono essere prenotati tramite pagine booking
- Si sincronizzano con Google Calendar
Creare un Appuntamento
Da Calendario
- Calendario → Clicca sulla data/ora desiderata
- Seleziona Nuovo Appuntamento
- Compila:
- Titolo: Es. "Call con Mario Rossi"
- Data e ora: Quando
- Durata: 15/30/45/60 min
- Tipo: Call, Video, In presenza
- Contatto: Chi partecipa
- Trattativa: Collegamento opzionale
- Salva
Da un Contatto
- Apri il contatto
- + Appuntamento
- Il contatto è già collegato
- Completa i dettagli
Da Pagina Booking
Quando un prospect prenota:
- L'appuntamento viene creato automaticamente
- Collegato al contatto (esistente o nuovo)
- Notifiche inviate a entrambi
Tipi di Appuntamento
| Tipo | Icona | Uso |
|---|---|---|
| Telefonata | 📞 | Chiamata vocale |
| Video Call | 🎥 | Google Meet, Zoom |
| In presenza | 🤝 | Meeting fisico |
| Altro | 📅 | Generico |
Video Conferenza
Google Meet
Se hai connesso Google Calendar:
- Nel form appuntamento, attiva Aggiungi Google Meet
- Il link viene generato automaticamente
- Appare nell'appuntamento e nelle email
Altri Provider
Puoi inserire manualmente link di:
- Zoom
- Microsoft Teams
- Webex
- Altri
Nel campo Link Video, incolla l'URL.
Notifiche
Al Creatore
Ricevi notifica quando:
- L'appuntamento sta per iniziare
- Un invitato conferma/rifiuta
- L'appuntamento viene modificato
Al Partecipante
Il contatto riceve:
- Email di conferma: Con dettagli e link
- Promemoria: 24h e 1h prima
- Link calendario: .ics per aggiungere al suo calendario
Configurare Promemoria
- Impostazioni → Notifiche
- Sezione Appuntamenti
- Attiva/disattiva:
- 24 ore prima
- 1 ora prima
- 15 minuti prima
Gestire Appuntamenti
Visualizzare
- Calendario: Vista visuale
- CRM → Attività: Lista con filtro tipo = Appuntamento
- Scheda contatto: Tab Attività
Modificare
- Clicca sull'appuntamento
- Modifica
- Cambia i dettagli
- Salva
I partecipanti ricevono notifica della modifica.
Annullare
- Apri l'appuntamento
- Annulla appuntamento
- (Opzionale) Inserisci motivo
- Conferma
Il partecipante riceve email di cancellazione.
Riprogrammare
- Apri l'appuntamento
- Riprogramma
- Seleziona nuova data/ora
- Conferma
Oppure usa drag & drop nel calendario.
Stati Appuntamento
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Programmato | In attesa, non ancora avvenuto |
| Confermato | Il partecipante ha confermato |
| Completato | Appuntamento avvenuto |
| Annullato | Cancellato |
| No-show | Il partecipante non si è presentato |
Segnare come Completato
Dopo l'appuntamento:
- Apri l'appuntamento
- Segna come completato
- (Opzionale) Aggiungi note sul meeting
- Crea follow-up se necessario
Registrare No-Show
Se il partecipante non si presenta:
- Segna come no-show
- Viene registrato nel contatto
- Utile per tracciare affidabilità
Collegamento CRM
A Contatto
Ogni appuntamento dovrebbe essere collegato a un contatto:
- Appare nella timeline del contatto
- Conta nelle statistiche di engagement
- Aiuta a tracciare la relazione
A Trattativa
Collega gli appuntamenti di vendita alle trattative:
- Visibile nella scheda trattativa
- Aiuta a capire l'effort commerciale
- Utile per analisi ciclo di vendita
Report Appuntamenti
Metriche
| Metrica | Descrizione |
|---|---|
| Appuntamenti totali | Numero per periodo |
| Per tipo | Distribuzione call/video/presenza |
| Tasso completamento | % completati vs programmati |
| No-show rate | % mancate presenze |
| Tempo medio | Durata media appuntamenti |
Analisi
Usa i dati per:
- Capire quanto tempo dedichi ai meeting
- Identificare contatti con molti no-show
- Ottimizzare la durata degli appuntamenti
- Pianificare meglio il calendario
Best Practices
Pianificazione
- ✅ Usa le pagine booking per far scegliere al prospect
- ✅ Prevedi buffer tra appuntamenti
- ✅ Imposta promemoria appropriati
- ✅ Collega sempre a contatto/trattativa
Durante
- ✅ Prepara l'agenda prima
- ✅ Arriva puntuale (anche alle video call)
- ✅ Prendi note durante
- ✅ Definisci i prossimi passi
Dopo
- ✅ Segna come completato
- ✅ Aggiungi note riassuntive
- ✅ Crea attività di follow-up
- ✅ Aggiorna la trattativa se applicabile
Suggerimento
Configura le Pagine Booking per permettere ai prospect di prenotare automaticamente quando sei disponibile.